呂良足[1]

（中國檢驗認證集團山東有限公司）

摘要：我國食品生產企業數量眾多，各生產企業為了滿足消費者對食品安全的需求和法律法規要求，紛紛建立和實施危害分析與關鍵控制點體系（簡稱HACCP體系）來控制生產過程和（或）環境中可能產生的食品安全危害；為了有效地滿足HACCP體系的符合性、適宜性和有效性，并為主管部門、顧客、認證機構或其他相關方提供有效運行的客觀證據，紛紛建立和保持了數量繁多的質量記錄，少則近百種，多則二三百種。筆者參加了多家食品生產企業的HACCP體系認證審核工作，通過審核過程的有效實施，了解了生產企業在HACCP體系建立、實施和改進過程中最困惑問題之一就是無法準確把握質量記錄數量的多少和內容的詳盡程度，尤其是在確保獲得必要的產品質量及有效實施HACCP體系各要素的客觀證據的基礎上縮短記錄使用人員填寫時間。通過對這些問題進行搜集和整理，并結合個人的知識和經驗針對這些問題提出了相應的對策，以期對生產企業HACCP體系的建立、實施和改進有所幫助，并為認證機構的HACCP體系審核提供借鑒。

關鍵詞：質量記錄   控制

國際標準化組織（簡稱ISO）描述的質量記錄控制原則是要求制定質量記錄的標識、收集、編目、歸檔、存貯、保管和處理程序，并貫徹執行。眾所周知，質量記錄在生產企業中的作用體現在以下方面：（1）為質量活動及達到的結果提供客觀證據；（2）為正確有效地控制和評價產品質量提供客觀證據；（3）為評價HACCP體系的有效性提供客觀證據； （4）為采取預防和糾正措施提供重要依據； （5）為評價和驗證質量活動提供信息。 生產企業在建立和實施HACCP體系時，存在認識上的誤區，即簡單地認為認證機構及相關方檢查集中在質量記錄的保持，提供了相關過程運行的記錄，表明了企業對于該過程控制有效，未提供則表明了企業未對該過程實施有效地控制，從而在企業內部堆積大量的質量記錄。而對于記錄的優化和簡化等方法不了解；而認證機構在HACCP體系審核時，不應只側重于對受審核方記錄評價，也應考慮從多渠道獲取證據。本文從審核員角度匯總了在HACCP體系審核過程中發現的記錄問題，探討對生產企業HACCP體系記錄編寫的方法，使審核員能清楚地了解記錄表格的策劃、實施，并幫助獲證企業持續改進現有的HACCP體系，提高企業自身實現食品安全目標效率。

大多數食品生產企業都通過了HACCP體系認證，雖然說質量記錄運行已很成熟，但存在的問題仍然不容忽視。不重視科學程序的作用，憑經驗辦事，產生逆反心理，認為記錄是束縛自己的繩索。管理人員對記錄關注度下降，思想松懈，這些都是企業質量記錄運行的通病。主要表現為：

2.1 對質量記錄認識不到位

目前，仍有部分企業對于為什么要做記錄、做什么樣的記錄和怎樣做記錄認識不足，這直接導致在體系的建立過程中對記錄的要求不明確、在具體操作中對過程尤其是重要過程沒有記錄或記錄不全、過程結束后缺乏對記錄的有效整理和監督。

2.2 記錄的填寫方式不規范

具體表現在記錄表格的設計上存在缺漏項，如過程控制參數、檢驗項目不全；填寫方法上數值類項目如殺菌溫度、時間、細菌總數數值等參數按符合性項目處理，在記錄表格上甚至打√或打×，這種做法使得在實際操作時，項目之間容易混淆，也不利于后續開展統計分析，同時，過程的可追溯性變差；有的記錄對事件過程表述含混不清，甚至自相矛盾，讓人看后一頭露水。

2.3 缺乏對記錄的整理和加工

各種記錄表格存檔混亂，沒有制定歸檔要求或是沒有按要求整理，造成查找使用不方便。沒有根據記錄中的數據開展統計分析，從中吸取有價值的信息，從而喪失改進的機會。

食品生產企業可參照《GB/T15498-2003 企業標準體系 管理標準和工作標準體系》推薦的管理標準的層次結構來對記錄進行分類。

3.1體系評價記錄

體系評價記錄包括了管理評審記錄，內部審核記錄，HACCP體系確認記錄，HACCP體系驗證記錄、糾正和預防措施記錄，數據分析，合規性評價記錄等。

3.2信息管理記錄

信息管理記錄包括了文件控制、法律法規控制、記錄和檔案、內外部溝通、協商、信息系統等記錄。

環境管理記錄

環境管理記錄包括了廢棄物管理、蟲害控制、污水控制、垃圾清運、廠區衛生等記錄。

3.4安全管理記錄

安全管理記錄包括：外來人員管理、特殊工序作業安全操作、有毒有害物品管理、應急準備和響應等記錄。

3.5能源管理記錄

能源管理記錄包括：生產用水的處理、蒸汽供應、制冰的衛生、壓縮空氣的制備等記錄。

3.6服務管理記錄

服務管理記錄包括：合同評審、產品售后服務、顧客滿意度、客訴等記錄。

3.7包裝、搬運、貯存、交付管理記錄

包括了運輸、監裝、倉儲、分發、產品標識、產品標簽、可追溯性等記錄。

3.8測量、檢驗、試驗管理記錄

包括了測量設備的校準、強制性檢定、過程檢驗、采購原輔料和包裝材料檢驗、半成品檢驗、成品檢驗、原輔材料和包裝材料試樣等記錄。

3.9設備與基礎設施管理記錄

包括了設備操作、設備預防性檢查和保養、設備維修、廠房及設施檢驗和維修等記錄。

3.10生產管理記錄

包括了各生產過程工序操作、環境溫度控制、關鍵控制點監控、食品接觸面衛生清潔、人員衛生清潔等記錄。

3.11采購管理記錄

包括了供方選擇和評定、采購計劃和實施等記錄。

生產企業往往在質量記錄編寫上存在普遍的做法，即簡單地給予記錄一個名稱、一種編號，形成空白記錄就算記錄編寫完成了。我們換位思考一下，這樣的記錄操作人員需要花費大量的時間才能完成記錄填寫工作。這確實需要生產企業的管理者深思的問題，為什么我們反復對操作人員強調要求規范填寫記錄，實時記錄，而結果往往適得其反。本人推薦日本生產企業編寫記錄表格的方法，即“記錄文件化”，通俗講將記錄設計成像文件般足夠詳盡，即將操作頻率，時間，方法，標準值，符合性通通列出，從而縮短記錄操作人員填寫的時間。

4.1需要提供定性完成的結果的記錄表格設計

生產企業中此類記錄類型最多，無需對記錄中的數據開展統計分析。此類表格設計時盡最大可能將操作頻率，時間，方法，活動達到的標準，符合性統統列出，記錄表格的符合性結果打√或打×。例如：

廠區衛生記錄

日期	檢查頻率	檢查區域	檢查標準	檢查結果	檢查人
	每日	廠東區	道路清潔無雜物	□是     □否
			草坪清潔無雜物	□是     □否
			無煙蒂	□是     □否
			自行車擺放整齊	□是     □否
		廠西區	道路清潔無雜物	□是     □否
			草坪清潔無雜物	□是     □否
			抽煙區煙蒂固定存放	□是     □否
		廠南區	道路清潔無雜物	□是     □否
			草坪清潔無雜物	□是     □否
			無煙蒂	□是     □否
		廠北區	道路清潔無雜物	□是     □否
			草坪清潔無雜物	□是     □否
			無煙蒂	□是     □否
	每日	廠東區	道路清潔無雜物	□是     □否
			草坪清潔無雜物	□是     □否
			無煙蒂	□是     □否
			自行車擺放整齊	□是     □否
		廠西區	道路清潔無雜物	□是     □否
			草坪清潔無雜物	□是     □否
			抽煙區煙蒂固定存放	□是     □否
		廠南區	道路清潔無雜物	□是     □否
			草坪清潔無雜物	□是     □否
			無煙蒂	□是     □否
		廠北區	道路清潔無雜物	□是     □否
			草坪清潔無雜物	□是     □否
			無煙蒂	□是     □否

4.1需要提供定量完成的結果的記錄表格設計

此類記錄類型，需根據記錄中的數據開展統計分析，來分析過程控制的發展趨勢。從而識別HACCP體系改進或更新的機會。此類表格設計時應將需實測值，標準值，操作頻率，時間，方法，符合性通通列出，不能只簡單地將表格的符合性結果打√或打×。例如：

產品消毒檢查記錄表

5.1 記錄的設計和編制

(1)記錄設計應具有充分性和必要性：記錄作為基礎性和依據性文件，應盡可能全面地反映產品質量形成的過程和結果以及體系的運行狀態和結果。為此，組織既要從總體上評價記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時又要對每一記錄的必要性進行逐一評審和取舍，要注意并非記錄越多越好，正確的做法是只選擇那些必要的原始數據作為記錄。

(2)記錄設計應具有真實性和準確性：真實準確地記載質量信息才能為有效地運行組織的體系并為實現持續改進提供可靠的依據，因此，在確定記錄的格式和內容的同時。應考慮使用者填寫方便并保證能夠在現有條件下準確地獲取所需的質量信息。填寫記錄應實事求是、嚴肅認真。

(3)記錄設計應規范化和標準化：應盡量采用國際、國家或行業標準，參考先進組織的成功經驗以使記錄更加規范化和標準化，在建立體系過程中，應當對現行的記錄進行清理，廢除多余的記錄，修改不適用的記錄，沿用有價值的并增補必需的，應使用適當的表格或圖表格式加以規定，按要求統一編號，使各項活動的記錄更加系統和協調，實現記錄的標準化管理。對于同一種活動的記錄格式應當是固定的，不能隨意變更。造成混亂，即使需要修改，也應規定一個統一的時間開始使用新表格。

5.2記錄的填寫要求和注意事項

(1)記錄的原始性：記錄要保持現場運作，如實記錄。原始性就是當天的運作當天記，當周的活動當周記。做到及時和真實，不允許添加點滴水分．使記錄真實可靠。記錄保持其原始性，不可以重新抄寫和復印，更不可以在過程進行完后加以修飾和裝點。

(2)記錄的清晰準確：記錄是作為闡明體系所取得結果或提供體系所完成活動的證據的文件而策劃設置的，既是證據，首先要屬實，要將過程做到位并將運作事實記得正確和清晰，語言和用字都要規范。不但使自己能看清楚，使別人也能都看清楚。

(3)筆誤的處理：在填寫記錄出現筆誤后，不要在筆誤處亂寫亂畫，甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋，正確處理筆誤的方法是在筆誤的文字或數據上，用原使用的筆墨畫一橫線，再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數值。

(4)空白欄目的填寫：有些記錄在運作的情況下所有的欄目無內容可填。怎么處置呢?空白欄目不能不填，其填寫的方法是在空白的適中位置畫一橫線。表示記錄者已經關注到這一欄目，只是無內容可填，如果縱向有幾行均無內容填寫，亦可用一斜線代之。

(5)簽署要求：記錄中會包含各種類型的簽署，有作業后的簽署．有認可、審定、批準等簽署，這些簽署都是原則，權限和相互關系的體現，是記錄運作中不可少的組成部分，任何簽署應簽署全名，同時盡可能的清晰易辨，不允許有姓無名或有名無姓情況存在。

5.3記錄的管理和控制

(1)記錄的標識：應具有唯一性標識．為了便于歸檔和檢索，記錄應具有分類號和流水號。標識的內容應包括：記錄表格所屬的質量管理文件的編號、版本號、表號、頁號。沒有標識或不符合標識要求的記錄表格是無效的表格。

(2)記錄的貯存和保管：記錄應當按照檔案要求立卷貯存和保管。記錄的保管由專人或專門的主管部門負責，應建立必要的保管制度，保管方式應便于檢索和存取，保管環境應適宜可靠，應做到防潮、防火、防蛀．防止損壞、變質和丟失。關于保存期限問題，如果外部沒有要求的，組織可針姆不同產品的特點和法規要求做出相應規定，如果合同對記錄提出要求，則按照顧客的要求確定保存期限。一般情況下，記錄的保存期限為兩年．主要的記錄應保存三年，重要的記錄應長期保存。

(3)記錄的檢索：一項質量活動往往涉及到多項記錄的內容和表格，為了避免漏項，應當對記錄進行編目，編目具有引導和路徑作用，可以便于記錄的查閱和使用，通過查閱對該項質量活動的記錄能有一個整體的了解。對于一個項目，合同或是產品實現后可以考慮建立一個總編目，按產品實現的進度進行排列。對于記錄內容較多，質量活動聯系復雜的記錄也可設置分項編目。記錄在歸檔前經主管部門驗收合格后方可進行，如果歸檔資料不全。負責歸檔驗收的部門有權拒收。記錄中包含了大量有用的體系運行證據和原始信息，要發揮其作用必須便于查找。記錄的查閱納人計算機管理是比較好的做法，編制電子索引，可以提高檢索和查閱的效率。

(4)記錄的處置：超過規定保存期限的記錄應統一進行處理，重要的含有保密內容的記錄須保留銷毀記錄。記錄必須如實記載產品質量的形成過程和最終狀態，如實反映體系過程、過程和活動的運行狀況和結果，證實產品滿足技術標準、合同、法規要求以及顧客期望的程度，反映組織的體系是否已得到有效運行，產品、過程和整個體系的運行是否達到了預期的要求。

我們可以看得出，了解了食品生產企業記錄的編寫重點關注的內容，這對于我們下一步完善和改進HACCP審核起到了十分重要的作用，將帶動我國整個食品生產企業減少因大量記錄管理占用的時間，從而提高其食品安全危害控制技術能力，繼續保持活力，蓬勃發展。

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