Microsoft Outlook可以說是目前最好的電子郵件客戶端軟件之一，它集電子郵件管理與日程安排功能于一身，非常符合日常辦公需求，功能強大，充分體現微軟experices這種主張。本文將重點介紹Outlook的一些實用功能，讓它真正成為我們日常辦公的貼心助手。
應用“情景模式”區分發信人
進入收件箱，點擊“工具”->“組織”按鈕，在彈出的“組織收件箱”界面中選擇“使用顏色”選項卡，在“發件人”編輯框中輸入要重點標注的朋友的名字，并設定郵件的顯示顏色，經過這樣的設置后Microsoft Outlook就能夠對重要朋友的來信以不同的色彩顯示出來。另外還可以在“組織收件箱”界面中點擊“自動設置格式”按鈕，在這里對郵件的設定規則做進一步的設置。
“外出助理程序”成為你的好秘書
在Microsoft Outlook中單擊“工具”菜單中的“選項”中的“外出時的助理程序”項，在彈出的對話框中點選“我目前外出”選項后，點擊下方的“添加規則”，在“編輯規則”對話框中設置個性化的規則，如：選擇執行下列操作中的“答復”選項，設定“你好，我現在外出，如果有急事請撥打電話13691234567”，編輯模板并保存，然后確定所要選擇的項目。經過上述設置，如果你外出，有人給你發信了，Microsoft Outlook就可以通過外出助理程序來自動答復他們，告訴他們如有要事如何與你取得聯系等具體內容。
使用Microsoft Outlook過濾電子郵件
在網絡上，每天難免會碰到惱人的垃圾郵件，更有甚者一發一大堆，簡直無法忍受，那么如果你不想收到某人的電子郵件可以在Outlook中試試這樣的操作：
“工具”->“規則向導”->“新建”->“郵件到達時檢查”，然后在“發件人電子郵件地址中包含特定詞語”中單擊“特定詞語”，填入要阻止的E-mail地址，單擊下一步，“將其永久刪除”，并且選中“立即對已在收件箱中的郵件運行此規則”和“啟用此規則”，經過這樣天衣無縫的設置，相信你再也不會接收到這個人的郵件了。
自動幫忙他人打印文件
我們部門的打印機經常壞，這樣常常需要將郵件發給其他部門的同事幫忙打印，但是要跑到人家機器那里，告訴人家先用相應程序打開文件再打印，很是覺得不好意思，反過來如果只有你的機器連著打印機，那每天你都要幫別人打印，更是耽誤自己不少功夫，其實借助Microsoft Outlook，別人發給你的郵件如果需要打印，系統就會自動直接執行，不用占用寶貴的時間，更讓自己方便不少。
具體設置方法如下：1.打開Microsoft Outlook的“工具”->“規則向導”->“新建”->“由空白規則開始”->“郵件到達時檢查”->“下一步”；
2.選中“作動作標記”，點擊此下劃線，將“任何”二字刪掉，此時便可輸入您想添加的任何檢測標記了；
3.將“輸入要檢測的標志”設為“請打印”，按“確定”->“下一步”；
4.在“如何處理該郵件”中選“打印”->“完成”。
經過上述四個步驟的設置，只要對方把需要打印的文件通過電子郵件發到你的機器上，你的打印機就可以無需你自己親自來操作，直接打印出來文件了，去告訴同事吧，相信他會更加樂意幫助你打印文件。
快速鎖定郵件不用愁
我比較懶，常常是直接把內容寫在郵件里，發送，過幾天需要相關資料，又要翻遍“已發送郵件”去尋個蛛絲馬跡，搞得自己很狼狽，后來雖然學會了Outlook的郵件檢索功能，可是還是覺得不那么快捷，而且每次都重新設置搜索條件操作起來比較麻煩，后來一個辦公高手告訴我可以通過這樣的方法實現快速檢索郵件：
進入Microsoft Outlook選擇“工具”->“高級查找”，在“高級查找”對話框中填入要具體檢索的條件，然后單擊“文件”，進行“保存搜索條件”，在這里要選擇路徑并填入文件名，單擊“確定”，高級搜索設置就完成。以后如果你要搜索需要的郵件，可以不用啟動Microsoft Outlook，直接在資源管理器里雙擊設置保存好的檢索文件，程序就會自動搜索出你需要的郵件，是不是非常方便，趕快試一試吧。
讓約會的時間更簡便
Microsoft Outlook具有約會設定、任務布置和會議安排等不同的功能，但是我們在設定時間或者日期時，一般都是直接輸入日期或者自動選擇日期，其實還有一種高級用法：只要輸入表示時間的詞語就可以獲得對應的日期，這是系統根據當前時間自動測算出來的，所以有一點要注意，就是確保當前系統時間正確，才能保證不誤事。
可以用來表示時間的詞語主要有：1.現在、今天、昨天、明天、前天、大前天、大后天等表示日期的常見詞，中英文均可；
2.直接輸入數字，就會默認為當月的日期，但是要注意不要超過31；
3.直接輸入象國慶節、元旦、圣誕節等表示節假日的詞語；
4.利用星期，如星期五等，中英文均可；
5.復雜一些的短語，如明天+15天，3 days later等。
不啟動Microsoft Outlook而使用便箋
很多人習慣使用黃色的即時貼或者便箋來提醒自己，結果往往是電腦crt/Index.html'>顯示器上掛的滿滿的，還經常被惱人的秋風吹的無蹤影，誤了事，其實Outlook中的便箋就非常有用，按設置的時間彈出提醒，永遠不用擔心被風吹走，另外還可以直接當作E-mail轉發給別人，真是好用。
但是Microsoft Outlook中的便箋都是存放在便箋目錄中的，那就只能打開outlook可以享受便箋提醒，但是關了Outlook怎么辦，這一點微軟還是替廣大用戶想到了，在Microsoft Outlook寫好便箋的內容，然后直接拖放到桌面或者你指定的某個文件夾中，這樣便箋就會變成一個后綴名為.msg的文件，以后你只要雙擊這個文件就可以不用運行outlook而直接打開便箋了，呵呵，記事貼由crt/Index.html'>顯示器上面跑到crt/Index.html'>顯示器里面了。
給個人文件夾加把安全鎖
對于多用戶的電子郵件管理，Microsoft Outlook提供了比Outlook Express更強的功能，其關鍵技術是引入了“個人文件夾(.pst文件)”這個概念。
新建個人文件夾的方法是，選擇“文件”->“新建”->“新建個人文件夾文件”，用戶就可以在Microsoft Outlook中任意新建屬于自己的個人文件夾，如果要查看個人文件夾，可以選擇“視圖”->“文件夾列表”，即可在個人文件夾列表中看到你剛才新建的文件夾。
當然因為多個用戶要使用該郵箱，就要對自己的個人文件夾進行加密，其他人無法獲得正確密碼是無法查看到該文件夾的內容的。首先用戶需要將發送給自己的郵件都轉入到自己專用的文件夾中。方法是點擊“組織”按鈕，在“使用文件夾”選項卡中設定“將收件人為“xxx@xxxx.com”的新郵件移動至“xxx的郵件夾”，文件格式是.pst，這樣的郵件規則創建之后，凡是屬于你自己賬戶收到的郵件都會自動轉入到你自己建立的個人文件夾中，這樣你就可以對自己的郵件加密了。
單擊需要加密的.pst文件，再單擊“設置”，在“更改密碼”框中輸入舊密碼和新密碼，單擊“確定”。
即時獲知郵件傳送結果
如果你想要知道自己發出去的郵件結果如何或者出于禮貌告訴對方你已經收到了郵件，當然不用每封必復，只要在“工具”菜單上，單擊“選項”，然后單擊“電子郵件選項”，點擊“跟蹤選項”，選中“已讀回執”或“送達回執”復選框，這樣就輕松搞定了。
如果不想對全部郵件進行此設置，那么單擊“工具”菜單的“選項”，在“投票和跟蹤選項”中，選中“請在送達此郵件后給出‘送達’回執”或“請在閱讀此郵件后給出‘已讀’回執”復選框即可。