記錄是記載過程狀態和過程結果的文件，是質量管理體系文件的一個重要組成部分。所謂過程狀態主要針對產品質量的形成過程和體系的運行過程，而過程結果則是指體系運行效果和產品滿足質量要求的程度。根據記錄的上述特性，記錄在組織的質量管理體系中發揮著重要的作用。

 

　　記錄的填寫要求：

 

　　1、記錄用筆要求

 

　　記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，不應用紅筆，這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。

 

　　2、記錄的原始性

 

　　記錄要保持現場運作、如實記錄，這就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是當天的運作當天記，當周的活動當周記。做到及時和真實，不允許添加點滴水分，使記錄真實可靠。記錄保持其原始性，不可以重新抄寫和復印，更不可以在過程進行完后加以修飾和裝點。

 

　　3、記錄的清晰準確

 

　　記錄是作為闡明質量管理體系所取得結果或提供體系所完成活動的證據的文件而策劃設置的。即是證據，首先要屬實，要做到屬實，就要將過程做到位并確保事實記得正確和清晰，語言和用字都要規范。不但使自己能看清楚，也能使別人都看清楚。

 

　　4、筆誤的處理

 

　　在填寫記錄出現筆誤后，不要在筆誤處亂寫亂畫，甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋。正確的處理筆誤的方法，是在筆誤的文字或數據上，用原使用的筆墨畫一橫線，再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數值。

 

　　5、空白欄目的填寫

 

　　有些記錄在運作的情況下所有的欄目無內容可填，怎么處置呢？空白欄目不能不填，其填寫的方法是在空白的適中位置畫一橫線，表示記錄者已經關注到這一欄目，只是無內容可填，就以一橫線代之，如果縱向有幾行均無內容填寫，亦可用一斜線代之。

 

　　6、簽署要求

 

　　記錄中會包含各種類型的簽署，有作業后的簽署，有認可、審定、批準等簽署，這些簽署都是原則、權限和相互關系的體現，是記錄運作中不可少的組成部分，任何簽署都應簽署全名，同時盡可能的清晰易辨，不允許有姓無名或有名無姓情況存在。

 

　　質量記錄填寫有以下事項需要注意：

 

　　1、報表填寫必須完整，盡可能詳細，對所列示的所有內容均要填寫清楚，如不能填寫的內容要用斜線（/）劃掉，特別是簽名欄的填寫，要寫全名。

 

　　2、記錄要求準確清晰，不得潦草，更不得隨便在記錄上亂涂亂畫，記錄背面也一樣，特別注意的是要檢查最后填寫的清晰度，不清晰者要進行重填。

 

　　3、記錄不得隨便進行更改，需要更改時正確的做法是先將錯誤的地方用一條橫線劃掉，然后在旁邊寫上正確的內容，同時在旁邊進行簽名，并寫上日期。值得注意的是：

 

　　（1） 如是數字錯誤，應將整個數字劃掉，不能僅將數字中寫錯的位數劃掉。

 

　　（2） 簽名時要注意寫全名，不能僅寫一個字或寫某主任、某經理、某先生、某小姐等。

 

　　（3） 填寫日期時要寫全年月日，例如文件的起草日期為2019年12月1日可寫為1/12.19或2019/12/1、2019.12.1等。

 

　　4、不準使用涂改液，也不能使用修正紙等，不準用鉛筆填寫，一般不準用紅色筆跡填寫，尤其是簽名。

 

　　5、記錄報表的日期和流水號要寫全，便于追溯和管理。日期填制要寫全年月日，如2019年12月1日；流水號的填制必須按固定的編號規則進行，流水號的填寫位置在報表的右上角。推薦的編號格式為：年份/月份/流水號，如2019年12月的第15份報表的流水號為19/12/015。