近日，美國質量學會認證機構認可委員會（ANAB）發布了一篇討論管理評審的文章。文章就管理評審策劃、管理評審中的趨勢分析以及管理評審輸出的處理方式等提出了看法。管理評審作為管理體系自我完善的重要手段，對管理體系的改進和運行具有推動作用，因此，我們將此篇文章進行整理，與大家共同探討。

 

 

一、為什么要進行管理評審？

     
如果沒有導航設備，你會不會穿越海洋？一個小小的錯誤就有可能會導致嚴重偏離航線而錯過最終目標。在管理體系運行過程中，管理評審就是這樣一枚“導航器”，可確保機構的運作目標和認可標準的要求得到滿足。

 

       許多認可相關標準都包含了對管理評審的要求，但是有些機構僅僅將管理評審要求視為每年核對清單的任務，而忽略了這個管理工具的重要意義。在認可評審活動中，每年與管理評審相關的不符合項都會出現在不符合項清單的前十名，其實，這些不符合項都是可以通過進行良好的管理評審策劃而避免的。

二、管理評審策劃

 

       機構應根據其自身需求策劃管理評審活動。可以每年以年會的形式召開，也可以一年舉行多次，要求是評審會議要覆蓋所有的管理評審輸入和輸出，并保存相關記錄。如果策劃定期召開較短的管理評審會議，也可以針對某項具體的輸入內容進行更加深入的討論和分析，并對之前會議確定的輸出進行評審，以清楚地表明機構在實施管理體系變更或改進時的方向。無論機構選擇哪種方式，都應建立程序或模板，來確保管理評審的所有必需要素均已完成評審并記錄。

 

       管理評審是一個強大的工具，可推動管理體系的改進和運行。如果發現潛在的差距或風險，可采取措施來推動內部改進、降低風險或捕捉潛在的市場機會。

 

三、管理評審中的趨勢分析

在實施管理評審時，對輸入內容進行趨勢分析是非常重要的。例如，機構可能會注意到在過去的一年里收到了 12 起投訴，那這些投訴屬于哪些類別？是否存在一種可以采取行動的趨勢？如果大多數投訴與處理時間有關，那么可能會針對這個問題采取相關改進措施。同樣的原則也適用于其他管理評審輸入，例如：

 

•  與機構相關的內外部變化；

 

•  目標的實現情況；

 

•  方針和程序的適宜性；

 

•  以往管理評審措施的實施狀態；

 

•  內部/外部審核的結果；

 

•  糾正措施的狀況；

 

•  來自客戶和員工的反饋；

 

•  工作量和工作類型的變化；

 

•  風險識別。

 

以上是可以利用趨勢分析以幫助實現重大改進的幾部分內容。

 

四、使用 SMART 目標進行管理評審

 

       管理評審的關鍵步驟是確定輸出，以作為推動改進的工具。一種方法是為每個輸出確定SMART目標：

 

•  Specific：識別明確具體任務。

 

•  Measureable：如何對任務進行衡量？

 

•  Accountable：誰負責完成和/或參與執行任務？

 

•  Realistic：任務是否切合實際，能否實現目標？

 

•  Time：任務何時完成，是否有時間要求？

 

以這種方式處理輸出，可以幫助機構跟蹤管理評審期間確定的措施落實的進展，確保這些措施不會被忽視。

 

五、管理評審的重要性

管理評審可始終確保機構的管理體系在滿足管理和目標相關要求方面，具有持續的充分性和有效性。定期跟蹤輸出措施的落實情況，可確保按計劃實施改進。