GB/T19001-2008、GB/T24001-2004、GB/T28001-2001均要求建立、實施、保持和持續改進管理體系,并形成文件。管理體系文件包括形成文件的程序,其中QMS標準要求建立6個形成文件的程序(4.2.3、4.2.4、8.3、8.2.2、8.5.2、8.5.3)。ISO14001標準和OHSAS18001標準分別有12處和11處要求建立程序文件(4.3.1、4.3.2、4.4.2、4.4.3、4.4.5、4.4.6、4.4.7、4.5.1、4.5.2、4.5.3、4.5.4、4.5.5)、(4.3.1、4.3.2、4.4.2、4.4.3、4.4.5、4.4.6、4.4.7、4.5.1、4.5.2、4.5.3、4.5.4),如何編寫好程序文件,確保文件的充分性、適宜性,筆者認為運用過程方法編寫文件是非常有益的。
一、什么是過程方法
GB/T19000-2008《質量管理體系 基礎和術語》的3.4.1條對過程作了如下定義:將輸入轉化為輸出的相互關聯或相互作用的一組活動。什么是過程方法,GB/T19001-2008《質量管理體系 要求》的引言中對過程方法的定義為:“為了產生期望的結果,由過程組成的系統在組織內的應用,連同這些過程的識別和相互作用,以及對這些過程的管理,可稱之為‘過程方法’”。上述定義告訴我們,過程就是活動,過程方法就是要求對過程進行識別,確定其相互作用,并實施管理,其目的是為了產生期望的結果。
二、運用過程方法編寫程序文件
GB/T19000-2008標準中對程序的定義為:為進行某項活動或過程所規定的途徑。這就是說,程序是針對某項活動或過程而言的,如針對文件控制的文件控制程序,針對內部審核的內部審核程序。其內容應規定相應的途徑、方法,從過程方法考慮,在編寫該程序文件時,應識別程序針對該項過程(活動)包含哪些子過程(活動)及其相互關系和相互作用,并規定各項子過程(活動)的方法。因此,筆者認為一個程序文件的內容應該包括:
(一)目的和適用范圍(為什么要編寫此程序,也就是對此項活動實施管理的目的,以及有關程序的適用范圍);
(二)職責(針對該項活動中各有關部門/人員的職責);
(三)引用文件(該程序文件的編寫所引用的相關標準和其它文件);
(四)工作流程(即過程及相互關系的流程圖);
(五)控制(適用時結合過程流程中每項活動規定由誰來做、何時做、何地做、用什么方法做、做到什么程度等);
(六)記錄(該程序需哪些記錄)