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審核發現中的不符合項，無論是審核實施單位、審核委托方，還是受審核方都是比較關注的。在現場審核過程中，每個審核組都要或多或少提出不符合報告。
出據不符合報告的份量，是審核員業務素質的一個重要反映，受審核方往往根據不符合報告的情況對審核組乃至審核方進行評價。
一、不符合項的表現
1、文件方面的不符合
2、產品方面的不符合
3、過程方面的不符合
4、人員方面的不符合
5、環境方面的不符合
6、記錄和數據方面的不符合
二、確定不符合項的原則
1、注重審核證據。
對缺乏足夠證據的事實，不能判為不符合項。應注意事實根據，不能憑審核員的推測、假設，尤其是不能憑審核員的自我工作經驗將一些要求強加給受審核方。
對哪些受審核方有意見分歧的事實，應通過協商或重新取證確認。
2、堅持親自核實。
如在審核現場，審核員聽取一個檢驗員說，企業未對最終出廠產品進行檢驗就發運出廠。
3、嚴格依據審核準則。
不符合項的判定應以ISO9001：2015標準明示的要求為依據，超出規定范圍的，不宜提出不符合項。如發現受審核方虧本銷售產品，不能提出關于質量成本方面的不符合項。
三、不符合項的分類
1、嚴重不符合項
嚴重不符合判定的準則各審核機構略有不同，一般是：區域性失效、系統性失效、嚴重違反國家法律法規、對產品質量和質量體系后果嚴重的不符合。
系統性失效是指：標準要求的一個或多個過程在組織內沒有實施或者失控。當然這個問題也要具體對待，如數據分析和糾正措施等條款（這兩個過程是個因果關系）在勞動密集型組織內一般都做得不是太好，這主要是由于統計過程控制的基礎較差所致。在審核過程中一般也很少開不符合，但對于技術密集性組織有另當別論。
區域性失效是指在一個或者幾個區域內全部或大部分過程沒有實施或者失控，也就是在一個部門內什么工作都沒有做或做得很少。
嚴重違反國家法律法規的情況，一般由審核員根據審核方的要求掌握。
對產品質量和質量體系后果嚴重的問題在實際審核過程中，開出不符合的情況也比較多。比如在國家監督抽查過程中產品不符合，而且不進行整改或者實施效果不好。若這類現象仍在發生，為了規避審核風險，一般都開嚴重不符合。
2、一般不符合項
A.與審核準則、要求輕微不符合（文件更改未經審批、顧客投訴沒有處理）；
B.違反質量管理體系要求的孤立的、偶然的、輕微的事件（生產設備出現故障、經檢驗后的半成品無標識）；
C.可能或已經造成的后果不嚴重，影響不大等。
一般不符合也應該具體分析，在有些組織雖然是嚴重不符合，審核員也可以根據情況開在某一點上，要求組織舉一反三進行整改。
3、觀察項
證據不夠充分、不足以確認是否構成不符合項，但可能會造成不良后果的事實。如內部審核計劃沒有考慮上次的審核結果。
一般審核員把它作為一種彈性來使用，如審核發現中不符合比較多，但對產品實物質量后果不太嚴重的情況通常就提出觀察項，這要依賴于審核員的經驗和素質。
四、不符合的選擇順序
不符合按照特點來分，可以分為效果性不符合、實施性不符合和文件性不符合。
1、體系性不符合項
質量管理體系文件與適用的法律法規、標準、合同等的要求不符。
如未建立形成文件的糾正措施控制程序，未明確評審不合格（包括顧客投訴）、確定不合格的原因、評價確保不合格不再發生的措施的需求、確定和實施所需措施等要求，發生不合格后僅僅滿足于就事論事的“糾正”，不能防止其再發生。
2、實施性不符合項
未按文件規定實施。如某公司的程序文件規定要定期開展對顧客滿意度的調查，但未開展此項活動。
3、效果性不符合項
質量管理體系文件的規定是符合標準或其他文件要求的，現場也確實按規定實施了。但由于某種原因導致運行效果未達到預期的要求。
如生產過程中經常重復出現同類型的批量不合格。
通常，建議出具不符合報告的一般選擇順序是，首先開效果性不符合，其次考慮實施性不符合，最后考慮文件性不符合。
如果在監督審核過程中，審核員只能開出一大堆文件性不符合，如文件沒有受控號、修訂狀態沒有標識等問題，對受審核方產品質量的提高作用不大，會認為審核員吹毛求疵，受審核方也不服氣。往往容易使受審核方產生對認證的誤解，認為ISO9001標準就是關注文件記錄。甚至有的企業一些部門提出：ISO9001標準太浪費紙了，要求質量體系的歸口部門提供經費買紙。這樣下去對質量體系認證的發展不利，這種情況在很多企業非常嚴重。
五、不符合項判定誤區
在實施咨詢或審核過程中，咨詢人員、審核員根據自己對標準的“理解”，人為地擴大或改變標準的要求，這種現象不利于質量體系標準的實際應用。主要有：
1、主觀地擴大標準要求
如在審核生產和服務提供的策劃時，要求組織提供“質量計劃”。質量計劃是針對特定產品而形成的，對于我們所審核的大多數組織來講，產品都是定型的，只要組織能夠穩定地生產出滿足要求的產品，有完善的技術、管理標準和工藝文件，過程能夠受控，就應該認為該組織的策劃是充分的，而不應該教條地去索取質量計劃。
再如在審核生產和服務提供的確認時，有的審核員一味追求組織提供關鍵過程的控制要求，也有的審核員要求組織提供設備認可的記錄。
對于第一種情況，標準中沒有規定，這些審核員是把ISO9001以前的要求照搬過來。從抓“關鍵的少數，次要的多數”的原則，這種要求也不算過分，但畢竟不是標準的要求；
第二種情況是審核員錯誤地把原始記錄理解為唯一的客觀證據，導致在現場審核過程中把大量的精力放在原始記錄的審核上，弱化了現場審核過程中的詢問、傾聽和觀察，這樣勢必誤導受審核方過分關注記錄而放棄對過程的控制，實際上違背了“過程方法”的管理原則。
2、用過去全面質量管理（TQC）的思維定勢來理解標準。
例如，在審核質量目標時，要求組織把總目標層層分解到組織的每一個部門，更有甚者要求一一對應；而標準的要求是“在相關的職能和層次上建立質量目標”。“在相關的職能和層次”不是全部部門；“建立”不是分解，不應該也不可能作到一一對應。
例如一般組織都有產品一次合格率的指標（這種指標是否是質量目標還有待討論），對質量檢驗部門來講，怎么能夠分解？還有的審核員無論在什么組織，都要求組織提供質量目標的考核證據，實際上標準條款并沒有要求對質量目標進行考核，卻偏偏要對質量目標過不去。
這些都是過去搞TQC的思路。如審核數據分析時，要求采用統計工具，甚至要求采用新、老七種工具，這些都是超過標準要求的做法。標準要求的是數據分析，而不是統計分析。
不管什么行業都要求采用統計工具，搞一刀切是不現實的。在審核過程中經常發現很多企業（甚至是大型企業）提供了控制圖（很多實際上是折線圖），可是并沒有進行任何分析，審核員也認可。
六、確定不符合項注意事項
1、不符合項的證據是否確切、充分
2、是否包括所有必要的細節
3、違反規定要求的判定是否確切
4、有無同一事實被多次提及
5、是否簡明扼要，容易理解
6、判定為嚴重不符合項的理由是否充分
7、是否便于受審核方糾正
對缺少必要細節的要給予補充；證據不確切的，寧可不寫；判定的嚴重不符合項證據不充分的，可改寫為一般不符合項；同一事實被多次提及的，要選擇最能反映其實質的問題來寫。對確定的不符合項，由審核員寫出不符合報告后交審核組長審定，審核組內部意見不一致時，審核組長有最終的決定權。
另外還要注意，開具不符合報告一定要適合于企業采取糾正措施，考慮能更經濟更有效更可靠的手段采取糾正措施，不增加企業的整改難度和經濟負擔；
判斷條款時“有因有果判原因，有果無因判結果”，就近原則；宜判斷到責任部門為佳；
質量管理是企業管理的一個方面，管理必然存在二重性。
從自然屬性來理解，它是一門科學，有客觀規律可以總結，可以推廣；
從它的社會屬性來理解，這門科學必須從組織的實際出發，有組織自己的“個性”；
從這個意義上來講，每個組織的管理模式都應該是有自身特點的。
也就是說每個組織的管理體系應該是唯一的才是最好的。這也就是ISO9001標準只是要求組織做什么，而不規定組織做到什么程度，用什么方法去做的原因之一。
當然，要在實施審核過程中做到這一點，就要求我們審核人員不斷提高自己的自身素質，針對行業、組織的特點進行現場審核。
