審核員進行現場審核的工作狀況對審核的公正性、有效性以及認證機構的信譽有著直接影響。在現場審核過程中，審核員需注意以下幾個關鍵問題。

 

一、審核員現場審核應關注受審核方的顧客

 

　　首先，審核員在現場審核時雖直接面對受審核方，但不能忽視自身 “第三方” 身份。審核員作為認證機構的代表，通過審核為受審核方的產品或服務滿足顧客和法律法規要求提供證實，這不僅是為受審核方服務，更是為其現實和潛在的顧客服務。審核員不僅應確保受審核方滿意，還必須滿足受審核方的顧客，包括消費者、產品的最終使用者、受益者和采購方的要求。

 

　　其一，審核員要始終關注受審核方的顧客，時刻牢記認證機構的委托和社會的期望，堅定地站在第三方立場。

 

　　其二，要避免受審核方過分熱情的接待，不被受審核方的行為左右。

 

　　其三，保持不卑不亢的態度，忠實于審核目的，公正地評定客觀證據，堅守自己的結論。

 

　　審核員實施客觀、公正的審核，既受廣大顧客歡迎，也能贏得受審核方的敬重。

 

二、管理部門與生產服務現場審核內容和重點應有所不同

 

　　在審核組內部溝通會議中，常聽到有審核員反映，在對某管理部門審核產品實現過程時看不到 “實物”，在規模較大的企業中這種情況更為明顯。于是，部分審核員要么據此判定該管理部門的相關過程未運行，要么提出到生產服務現場進行補充調查。這是不少審核員在現場審核時容易陷入的誤區。

 

　　組織內部，通常分為管理層和執行層，它們在質量管理體系中承擔著不同的職能。由于這些部門的職能各異，所開展的活動也不同，審核員應根據其職能分工，分別審核不同的活動。

 

　　在審核同一個過程時，對管理部門和生產服務現場應設定不同的審核內容和重點。采用 PDCA 方法進行審核，有助于走出上述誤區。例如，對管理部門應重點調查被審核過程的策劃、組織實施、監視和測量、解決問題與改進的情況；對生產服務現場應重點調查生產和服務實施的控制情況和產品實物質量。

 

　　為此，審核員應做到以下幾點：

 

　　一是在現場審核開始前，熟悉受審核方的組織機構和職能分工，了解與質量管理體系相關過程的控制要求，有針對性地編寫現場審核檢查單，確保審核思路清晰、重點明確；

 

　　二是審核時針對管理部門和生產服務現場的不同職能所應開展的活動進行調查取證；

 

　　三是審核組長應在審核組內部溝通會上適時做出提示，要求審核員分別匯報在管理部門和生產服務現場獲得的各種證據和審核發現。

 

三、發現不合格項的同時需對被審核過程進行綜合評價

 

　　發現不合格項是現場審核的重要任務之一，但如果審核員僅重視發現不合格項，或審核組長只聽取審核員對不合格項的匯報，而忽略對被審核過程的分析評價，將會影響審核發現的深度和審核的有效性。

 

　　ISO9000中的“質量管理體系審核” 指出：“審核用于確定符合質量管理體系要求的程度。審核發現用于評定質量管理體系的有效性和識別改進的機會。” 顯然，不合格項只是審核發現的一個方面，審核員應通過發現不合格項和其他審核證據，對相關過程的符合性和有效性進行綜合分析評價。否則，現場審核將趨于簡單化，不僅影響審核效果，也不利于營造與受審核方融洽的合作氛圍，有悖于認證工作的初衷。

 

　　為克服上述問題：

 

　　一是審核員應以客觀、公正的態度對待現場審核，全面收集客觀證據；

 

　　二是在認定不合格項的同時，對被審核過程的總體情況進行分析評價；

 

　　三是審核組長不僅要收集所發現的不合格項，而且要全面聽取審核員對相關過程的綜合分析評價。

 

四、現場審核與記錄應相互協調

 

　　大多數審核員對審核記錄較為重視，但部分審核員卻未能妥善處理審核與記錄的關系。例如，有的審核員在審核現場始終忙于低頭記錄，影響了與受審核方的交流；有的審核員在與受審核方高層管理者交談時，發問后不注意傾聽對方的發言，只是低頭記錄，使對方產生被冷落和不被尊重的感覺，甚至造成受審核方的誤解，似乎審核就是做記錄。

 

　　產生這些問題的原因主要有兩個：

 

　　一是有的審核員對審核記錄的要求存在顧慮，擔心記錄不全影響審核效果，導致記錄 “寧多勿缺”；

 

　　二是記錄方法不得要領，難以兼顧收集證據與記錄。

 

　　在現場審核過程中，審核員應通過觀察、詢問、交談、查閱文件資料、記錄、實際測評等方法進行調查，以獲取質量體系運行的真實信息。應在現場調查的同時，選取有代表性的審核證據抽空進行記錄，不能因記錄而影響全面收集審核證據。

 

　　因此，審核員一方面要提高自身審核和記錄的技能，做到在調查的基礎上進行記錄，且記錄不影響調查；另一方面要注意記錄的精煉，時間緊時可實行 “簡記”，在現場審核之后再進行補充記錄。